¿Cómo hacer un control de asistencia laboral en Excel? En 8 + 1 pasos CLAVE

➤ ¡Consejos previos para un control de asistencia en excel para trabajadores TOP!

En primer lugar, necesitas averiguar qué tipo de información necesitas para crear las columnas y filas. Pero no te preocupes, regularmente, necesitarás un campo para el nombre del empleado, el período de tiempo que cubre la hoja de fichaje (Cómo en la imagen).

También es importante el nombre del departamento e del administrador.

Y, por supuesto, también puedes agregar campos para los números de seguridad social o identificación del empleado (de ser necesario), pero mientras más simple sea mejor.

⚠️ ¡Atención! ⚠️

¡Incluye los descansos de los trabajadores! Así es más fácil llevar la contabilidad de la jornada laboral en su totalidad, así será mucho más fácil trabajar el recurso humano. 

La plantilla de Excel para el control de horario te muestra la diferencia horaria que existe entre la entrada y salida de los trabajadores pero… ¡Hay algo que siempre se nos olvida! ¡Las horas extra!

Con esta herramienta, gratuita, podrás contar las horas extra, ya que se acumulan de forma automática una vez el trabajador pasa de 8 horas diarias. Pero bueno, vamos por partes.

¡Cómo hacer un control de asistencia laboral en excel gratis en 9 Pasos!

Paso 1 abrir el programa Excel: Esto ya deberían saberlo muchos, pero por si acaso…

• En el menú «Start» (Inicio), localiza el botón «All Programs» (Todos los programas) y haz clic para abrirlo. Aparecerá un listado de varios programas instalados en la computadora. Busca el ícono de «Excel» y haz clic en él para que el programa se abra.

Pasó 2, iniciando: Una vez que ya esté abierto el programa de Excel, deberá aparecer una hoja en blanco en la ventana. Mirando a la hoja, localiza la celda A1 en la esquina superior izquierda.

Haz clic sobre dicha celda y escribe el título de la hoja de asistencia o simplemente la palabra «Asistencia» si ya lo hiciste sigamos adelante con la explicación.

Paso 3 configuración de página y días: Si la cantidad de días, excede el espacio de impresión, ve al menú «File» (Archivo) y mueve el cursor a «Page setup» (Configurar página).

Una vez en el menú de «Page setup» selecciona «Landscape» (Horizontal). De esta manera, habrás cambiado la posición de la hoja de vertical a horizontal, como lo veremos en la imagen a continuación.

Pasó 4 introducir el nombre de los campos: En este caso vamos a agrupar el registro diario de empleados por semanas, también tendremos tres campos donde se calcularán las horas normales, las horas extra y el total de horas que realiza un trabajador. Estos campos deberán ser llenados de forma correcta, ya que son obligatorios y requeridos por la ley.

Pasó 5 dar formato a la tabla: Para identificar visualmente cada dato de la tabla, diferenciaremos cada celda por colores, así no abra confusión de ningún tipo ¡Y ojo! Es más importante de lo que parece.

Paso 6 dar formato a las celdas: Ahora vamos a poner la cosa un poquito más difícil. Vamos a comenzar con los cálculos y, para eso. vamos a necesitar hacer combinaciones con las horas y las celdas. Presta mucha atención ¡Esto es vital!

Lo primero que haremos es seleccionar TODOS los campos vacíos ¿Cómo logramos esto? Sombreado esos espacios con el mouse. Después cambiaremos el formato de la celda de General a Hora entrando en la pestaña que está en el apartado alineación.

Paso 6.2: Ahora elegimos los campos que corresponden a horas normales, horas extra y el «total de horas», a continuación, cambiaremos de nuevo el formato.

En este caso el formato que se necesita es h:mm “horas”, para implementarlo ingresamos en la pestaña anterior y seleccionamos “más formatos de número”.

Paso 7, Insertar horarios: Una vez que tenemos toda la tabla lista (y hayamos pasado lo más difícil) volveremos a introducir los datos de cada trabajador en nuestro control de asistencia en excel para empleados;

La hora de inicio, la hora de fin de su jornada, los días que trabaja, los días libres y un largo ETC… Acuérdate de la hora del almuerzo, las hora de descanso… y al final quedará una imagen similar a esta:

Paso 8. Calcular las horas: Para terminar la mejor planilla de control de asistencia en Excel de todos los tiempos … Nos queda calcular el número de horas de cada trabajador ¡Vamos a ello!

• Horas normales: Pongamos un ejemplo, todos los trabajadores tienen una jornada de 6 horas diarias, de lunes a viernes, por lo que hace un total de 30 horas semanales, este dato lo introduciremos en las celdas de horas normales.
• Total horas: Ahora, para calcular todas las horas trabajadas por los empleados, deberemos sumar la diferencia de todas las horas (de inicio y de fin) (y de los diferentes días de semana). Pero ojo, existe la posibilidad de que no todos las trabajadores entren o salgan a la misma hora o los mismos días, en este ejemplo lo hicimos así:

Horas extra: Si queremos saber el tiempo que excede el trabajador de la jornada laboral establecida, es muy fácil la formula se calcula restando las horas normales de las horas totales de la siguiente forma: Horas normales – Horas extras = Total Horas | tal y como se muestra en la imagen:

Una vez realizados todos los pasos tendremos completada nuestra propia plantilla para control de horario y solo quedaría adaptarla a las condiciones de tu empresa o trabajo. En todo caso este sería el resultado esperado por todos:

Pasó 9 Guardar hoja de Excel: Algo muy simple pero no está de más recordar cuando hayas completado toda la información, localiza el menú «File» (Archivo) en la parte superior izquierda de la ventana.

Haz clic en «File» y mueve el cursor hacia «Save» (Guardar). Aparecerá la ventana para guardar. Haz doble clic en la carpeta de archivos donde deseas guardar la hoja de asistencia.

En la parte inferior de la ventana, escribe el nombre que quieres darle al archivo (En el rectángulo que tiene el nombre «File») (Archivo). Haz clic en el botón «OK» (Aceptar) en la parte inferior de la ventana. La hoja de asistencia ha sido guardada.

⚠️ ¡Atención! ⚠️

A la hora de manipular este registro ten cuidado con el archivo de Excel. La plantilla de control de horarios cuenta con dos hojas, una que contiene el número de referencia del empleado y su registro de horas, la otra, incluye el listado de personal o las referencias personales. Y son datos protegidos por LEY…

¡Ayuda! ➤ Todavía no se como calcular horas extras en excel

¿No te ha quedado nada claro? Si todavía no te sale te dejamos un excelente video para que puedas ver como hacemos esta plantilla paso a paso:

➤ ¡Descargar control de asistencia de personal en excel gratis!

Descargar plantilla excel para gestión de horarios ••▷ Aquí

¡Un truco final! ➤ ¡Puedes automatizar este proceso!

Sinceramente, nosotros no recomendamos hacer esto manualmente. Existen unos aparatos llamados controladores de presencia, estos se ponen en la puerta de tu empresa y, automáticamente, irán a una terminal con un excel propio.

➤ Preguntas frecuentes del control de horario en Excel

• ¿Es seguro hacer un control de entrada y salida de personal en excel gratis?
  • Si, pero hay que tener cuidado, al tenerlo en un ordenador alguien podría entrar y cambiarte cualquier dato.
• ¿Cómo se cuentan las horas de la planilla de asistencia de personal en excel?
  • Como cualquier otro, en 60 seg haces 1 minuto y con 1 min haces 1 hora.
• ¿Se puede imprimir o descargar la planilla de asistencia laboral?
  • Si claro, tan solo tienes que darle a «guardar como» dentro del Excel y seleccionar el tipo de archivo.
• ¿Tenéis un formato de lista de asistencia laboral en excel para descargar?
  • Por supuesto, aquí lo tienes.
• ¿Puedo cambiar el color del formato de asistencia laboral?
  • Claro, a nosotros nos gusta en verde para seguir los colores naturales del excel pero da igual.
• ¿Cómo sabemos si nuestro modelo de planilla de asistencia laboral en excel funciona?
  • Cuando la lista de asistencia de trabajadores coincida con la plantilla, lo malo es que necesitarás tiempo.
• ¿Cómo llevar el control de asistencia del personal en excel?
  • Puedes hacerlo a mano desde el ordenador o mediante un controlador de asistencia laboral.
• ¿Te ha gustado nuestro control de asistencia de personal excel?

3 TIPS finales para un control de horas en excel perfecto!

Si sigues las instrucciones al pie de la letra lograrás un reporte de asistencia en excel para tu empresa excelente. Pero se puede mejorar

• ✅- No te olvides de copiar el archivo de la hoja de fichaje y pasar las copias a tus empleados, así serán ellos mismos los que puedan registrar su tiempo mediante un Excel compartido, pero tienen que ser de fiar.
• ✅- Si lo utilizas como sistema de fichaje o como control de altas y bajas de personal en excel, necesitarás complementarlo con tu correo electrónico, al menos para comunicarte manualmente con cada empleado y recibir los datos de sus horas de trabajo.
• ✅- En función del tamaño de la empresa puede que necesites mejorar tus habilidades con Excel, un software de control de asistencia o, sino descargar un registro de entrada y salida de personal en excel

La mayoría tienen funciones para hacer este trabajo digitalmente para ti y tan solo deberás retirar esta información del control de asistencia excel con un pendrive o una memoria micro sd.

Además del control de personal excel, tenemos…