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¿Cómo hacer un control de asistencia en Excel? Los 8 + 1 pasos CLAVE

control de entrada y salida de personal en excel gratis 2019
¡Descubre los trucos más eficientes para elaborarla!

El control de horarios es una herramienta muy importante para las empresas, tanto que es capaz de mejorar la productividad empresarial y facilitar la gestión de la jornada laboral. Con esta plantilla de Excel podrás mejorar la recogida de datos para tener un mejor control en el horario.

La plantilla de Excel para el control de horario te muestra la diferencia horaria que existe entre la entrada y salida de los trabajadores.

Con esta herramienta creada en Excel puedes anotar también las horas extra, ya que se acumulan de forma automática una vez el trabajador pasa de 8 horas diarias.

Si ya sabes usarla puedes descargar tu plantilla gratis AQUÍ



¡Cuidado! Antes de empezar a hacer un control de horas en excel…

Antes de empezar deber tener en cuenta varias cosas. En primer lugar, necesitas averiguar qué tipo de información necesitarás para crear las columnas y filas. Pero no te preocupes, regularmente, necesitarás un campo para el nombre del empleado, el período de tiempo que cubre la hoja de fichaje.

También es importante el nombre del departamento e del administrador y, por supuesto, también puedes agregar campos para los números de seguridad social o identificación del empleado (de ser necesario), pero mientras más simple sea mejor.

⚠️ ¡Atención! ⚠️

Otro elemento importante de la plantilla es que incluye los descansos de los trabajadores, por lo que es más fácil llevar una contabilidad de la jornada laboral en su totalidad, también podemos controlar el tiempo de descansos que tengan los empleados sin duda alguna con esta herramienta será mucho más fácil trabajar el recurso humano. 

¡Cómo hacer un control de horario en Excel en 9 Pasos!

Paso 1 abrir el programa Excel: Esto ya deberían saberlo muchos pero es mejor ir sobre seguro.

  • En el menú “Start” (Inicio), localiza el botón “All Programs” (Todos los programas) y haz clic para abrirlo. Aparecerá un listado de varios programas instalados en la computadora. Busca el ícono de “Excel” y haz clic en él para que se abra el programa.
control de asistencia en excel para trabajadores
En Mac, podemos usar google drive.

Pasó 2 identificar lo que está adentro del programa: Una vez que ya esté abierto el programa de Excel, deberá aparecer una hoja en blanco en la ventana. Mirando a la hoja, localiza la celda A1 en la esquina superior izquierda.

Haz clic sobre dicha celda y escribe el título de la hoja de asistencia o simplemente la palabra “Asistencia” si ya lo hiciste sigamos adelante con la explicación.

control de asistencia de personal en excel gratis
Puedes ponerle el nombre que tu quieras

Paso 3 configuración de página: Si la cantidad de días excede el espacio de impresión, ve al menú “File” (Archivo) y mueve el cursor a “Page setup” (Configurar página).

Una vez en el menú de “Page setup” selecciona “Landscape” (Horizontal). De esta manera, habrás cambiado la posición de la hoja de vertical a horizontal como lo veremos en la imagen a continuación.

control de asistencia laboral en excel gratis
Recuerda que este paso es opcional

Pasó 4 introducir el nombre de los campos: En este caso vamos a agrupar el registro diario por empleados por semanas, también tendremos tres campos donde se calcularán las horas normales, las horas extra y el total de horas que realiza un trabajador de nuestra empresa, estos campos deberán ser llenados de forma correcta ya que son obligatorios y requeridos por la ley.

planilla control laboral
Cada hoja puede variar en función de la gestión que quieras hacer.

Pasó 5 dar formato a la tabla: Para identificar visualmente cada dato introducido en la tabla, diferenciaremos cada celda por colores, así no abra confusión de ningún tipo. Tal y como se muestra en la imagen, vamos poco a poco, de esta manera sabrás hacer tus plantillas de Excel en menos de lo que canta un gallo.

tabla Excel control horario
Los colores aunque son opcionales, te ayudarán a no equivocarte.

Paso 6 dar formato a las celdas de Excel: Ahora vamos a poner la cosa un poquito más difícil. Vamos a comenzar con los cálculos de excel y para eso vamos a necesitar hacer combinaciones con las horas y las celdas. Presta mucha atención a esto ya que es muy importante.

Lo primero que haremos es seleccionar los campos vacíos, tal y como muestra la imagen, ¿cómo logramos esto? Sombreado esos espacios con el mouse, una vez realizado esto, cambiaremos el formato de la celda de General a Hora entrando en la pestaña que está en el apartado alineación.

hoja de control horario

Paso 6.2: De la misma forma, elegimos los campos que corresponden a horas normales, horas extra y total horas y cambiaremos de nuevo el formato, para que los cálculos que se realizarán posteriormente aparezcan adecuadamente.

En este caso el formato que se necesita es h:mm “horas” tal y para colocarlo ingresamos en la pestaña anterior y seleccionamos “más formatos de número”.

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control horas trabajadas

Paso 7. Insertar horarios: Una vez que tenemos toda la tabla lista y hayamos pasado lo difícil volvemos otra vez a la calma e introducimos los datos de cada empleado correctamente;

La hora de inicio, la hora de fin de su jornada, los días que trabaja, los días libres, si es necesario colocaremos la hora de almuerzo, las hora de descanso y al final quedará una imagen similar a esta:

lista de asistencia Excel 2019

Paso 8. Cálculo de horas: Para terminar nuestra planilla de control de asistencia en Excel solo nos queda calcular el número de horas de cada trabajador y si te preguntas como lo haremos, pues lo elaboraremos de la siguiente forma, presta mucha atención en esto:

  • Horas normales: en este caso todos los trabajadores tienen una jornada de 6 horas diarias de lunes a viernes o dependiendo de su horario, por lo que hace un total de 30 horas semanales, este dato lo introduciremos en las celdas de horas normales. En nuestro caso introducimos 30 horas ya que se trabaja 6 horas durante 5 días.
  • Total horas: Ahora para calcular todas las horas trabajadas por los trabajadores deberemos sumar la diferencia de todas las horas de inicio y de fin de los diferentes días ya que existe la posibilidad de que no todos las trabajadores entren a la misma hora trabajen los mismos días y salgan a la misma hora, en este ejemplo lo hicimos de esta forma:

control de tardanzas en excel

Horas extra: Si te preguntas como haríamos el cálculo si queremos saber el tiempo que excede el trabajador de la jornada laboral establecida, pues es muy fácil la formula se calcula restando las horas normales de las horas totales de la siguiente forma: Horas normales – Horas extras = Total Horas | tal y como se muestra en la imagen:

plantilla control horario

Una vez realizados todos los pasos tendremos completada nuestra propia plantilla para control de horario y solo quedaría adaptarla a las condiciones de tu empresa o sitio de trabajo. En todo caso este sería el resultado esperado por todos:

formato de lista de asistencia en excel para descargar

Pasó 9 Guardar hoja de Excel: Algo muy simple pero no está de más recordar cuando hayas completado toda la información, localiza el menú “File” (Archivo) en la parte superior izquierda de la ventana.

Haz clic en “File” y mueve el cursor hacia “Save” (Guardar). Aparecerá la ventana para guardar. Haz doble clic en la carpeta de archivos donde deseas guardar la hoja de asistencia.

tabla excel control horario gratis

En la parte inferior de la ventana de guardar, escribe el nombre que quieres darle al archivo en el rectángulo que tiene el nombre “File” (Archivo). Haz clic en el botón “OK” (Aceptar) en la parte inferior de la ventana. La hoja de asistencia ha sido guardada.

⚠️ ¡Atención! ⚠️

A la hora de manipular este registro se debe ser cuidadoso ya que al ser un libro de Excel desprotegido las formulas y las funciones pueden cambiarse fácilmente. La plantilla de control de horarios cuenta con dos hojas, una que contiene el número de referencia del empleado y su registro de horas, la otra, incluye el listado de personal o las referencias personales. Datos protegidos por LEY…

¡Ayuda! Todavía no se como calcular horas extras en excel

¿No te ha quedado nada claro? Si todavía no te sale te dejamos un excelente video para que puedas ver como hacemos esta plantilla paso a paso:

Descarga tus plantillas de horarios para rellenar en excel gratis AQUÍ





Descargar plantilla excel para gestión de horarios – AQUÍ

Si quieres descargar una plantilla ya echa en excel para rellenar con los datos de tus trabajadores tan solo tienes que hacer clic en el botón que te hemos dejado más arriba, tiene habilitada la función de horas extra.

¡Un truco final! ¡Puedes automatizar este proceso!

Sinceramente nosotros no recomendamos hacer esto manualmente. Con un controlador de presencia, asociado a una terminal, el registro de horarios de tus empleados podrás guardarse con la seguridad de un lector biométrico, aquí te dejamos algunos modelos TOP.

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Hasta 3.000 usuarios y hasta 100.000 fichajes
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Tipo de identificación
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Puede fichar con tarjeta RFID, llavero RFID y código PIN
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En cuanto a funcionamiento esta muy bien, es un equipo muy completo, sin embargo, su web presenta problemas y muchas veces la atencion al cliente no ayuda en nada, no obstante si tienes experiencia en el manejo de este tipo de productos, es una muy buena inversion.
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Los 3 consejos finales que debes saber

Esperamos que de verdad te haya sido de gran ayuda con este fabuloso artículo. Si sigues las instrucciones al pie de la letra lograrás tener una plantilla de control de horarios para tu empresa excelente.

Una vez que hayas agregado estas fórmulas y hayas formateado la hoja a tu gusto, tendrás un formato de tiempo perfectamente funcional.

Y ojo…

  • No te olvides de copiar el archivo de la hoja de fichaje y pasar las copias a tus empleados (para que puedan comenzar a registrar su tiempo).
  • Otra cosas que debemos agregar es que si utilizas Excel como sistema de fichaje necesitarás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado y recibir los fichaje de sus horas de trabajo.
  • En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de Excel, también podemos decir que existen métodos más novedoso como los software de control de asistencia.

La mayoría tienen funciones para hacer este trabajo digitalmente para ti y solo deberás retirar esta información con un pendrive o una memoria micro sd.

⚠️ ¡Atención! ⚠️

Por favor, ayúdanos a que esta información llegue a la mayor cantidad posible de personas. No somos nadie para pedirte algo y mucho menos para obligarte a hacerlo, pero con tan solo un clic puedes hacernos muy felices, tanto a nosotros como a alguien con tu misma duda, compartas este post o no muchísimas gracias por haberlo leído =)

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